En las oficinas, las ventajas son evidentes. Los anaqueles y los folios se redujeron a las bases de datos o a la ‘nube’, y las carpetas de cartón ahora son códigos o firmas electrónicas. Gustavo Rivas, juez de Ibagué, menciona que la estrategia digital comenzó con el proceso  ‘Cero Papel en Colombia’, implementado por el CSJ y la URT. Su juzgado fue uno de los pilotos para este plan. «Trabajar así trae ventajas enormes. Hay racionamiento de los recursos, no hay que usar papel, no hay mantenimiento de impresoras. El impacto es positivo para el medio ambiente”. Para el juez, otra ventaja es la ausencia de fronteras geográficas para trabajar. Por ejemplo, les ha facilitado el trabajo con los pueblos indígenas, cuyos procesos suelen ser demorados por su recelo y el acceso a sus comunidades.

Si bien el portal existe desde el 2013, la emergencia sanitaria por el coronavirus obligó que la implementación de las demandas electrónicas fuera una prioridad. Tan solo en la cuarentena, con corte a junio, han recibido 40 demandas y 54 solicitudes.

¿Cómo funciona el Portal de Restitución de Tierras?

El Portal cuenta con varios módulos (consulta, utilidades, documentos y reportes) y un ‘Nodo de Tierras’, un componente interinstitucional que posee información de las víctimas y de las entidades relacionadas. A su vez, tiene una base de datos que registra cada paso que realizan, por mínimo que sea, para llevar la trazabilidad e inspeccionar el avance del proceso. Esto, según Rivas, es una manera de garantizar la seguridad del Portal, evitar pérdidas de datos o restringir el acceso a ciertos documentos.

Otros mecanismos de respaldo son el código hash y la firma electrónica, ambos para verificar y validar cada documento presente en el Portal. Además, el sistema emite una notificación por cada actuación que se realice, sea la llegada de un documento, su radicación u otro movimiento.

En el Portal, cada clic significa un trámite o un documento. Los sujetos que intervienen en el proceso judicial podrán acceder con su usuario y contraseña, previamente registrado. Si lo realiza un abogado, ya sea particular o de la URT, el primer paso es adjuntar los documentos necesarios y cierta información relacionada con el despojo, como datos sobre el predio o una breve descripción del suceso. Si no cumple con los requisitos, el sistema rechaza la solicitud hasta que el abogado los cumpla. Así también evitan retrasos.

Una vez es radicado, llega a una oficina judicial y termina en alguno de sus juzgados. Si hay solo uno, el caso llega de manera directa como ocurre en Cundinamarca. Jenny Ospina es la juez de este juzgado y desde hace dos años y medio trabaja con las demandas electrónicas. Recibe los procesos de Cundinamarca, Boyacá, Casanare y Amazonas. “Trabajamos común y corriente. Desde nuestras casas, accedemos al portal para incorporar los documentos y revisar lo que sea necesario. En mi caso -cuenta Ospina– ingreso las providencias, los oficios y demás actuaciones que se cumplen en el expediente digital”.

Jenny comparte la metodología. El ingeniero es el primero que conoce el proceso y le notifica al secretario del juzgado. Él, con su usuario y contraseña, ingresa el proceso al despacho y le avisa a la juez Ospina para iniciar con el proceso, tal como si estuvieran en el despacho presencial. Registra la providencia y la medida sustanciadora, lo revisa una vez más y lo sube al Portal. Cada actuación está sustentada con su descripción y un documento respectivo que puede estar en formato PDF, Word, Excel o incluso multimedia.

Una vez termina su intervención, la contraparte recibe una notificación para continuar con el proceso. Puede volver al juzgado o finalizar, dependiendo de cuántas etapas falten. En ese lapso también llegan las respuestas de las entidades. Conforme avanza el proceso, la información alojada en la página de la Rama Judicial se actualiza para que los ciudadanos consulten los estados y las sentencias en tiempo real. Al final, se dicta el fallo e inicia el cumplimiento de la sentencia.

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El único retraso del despacho fue por la suspensión de términos decretada en marzo, por la emergencia sanitaria de la covid-19; no obstante, la restitución de tierras reanudó sus operaciones en abril. Desde ese mes, todo opera con normalidad. Las otras demoras son ajenas a la labor interna de los despachos: falta de conectividad del declarante o tardanza de las instituciones externas que suministran información. “En general, las demoras que hemos tenido han sido por parte de las entidades”, cuenta la juez Ospina.

Por su parte, el juez Rivas comenta que las únicas dificultades en su despacho fueron por capacitación para usar la plataforma. Incluso, algunos creían que no sería tan efectivo como lo que realizaban de manera presencial. “La mayor dificultad es hacerle entender a la gente sobre las bondades que da esto, que no es imposible”, dice. 

El equipo del Consejo Superior da las últimas puntadas para implementar el sistema de post fallo. Con este componente podrán hacer un seguimiento a la sentencia y revisar qué entidades relacionadas con el proceso cumplen la restitución a las víctimas.

Andrés Castro, director general de la URT, comenta que a final de año la herramienta estará disponible en las 22 direcciones territoriales de la Unidad. Los funcionarios del CSJ esperan crear alianzas con otras instituciones y que el Portal se convierta en un insumo para saber cómo va la restitución en Colombia. Es decir, determinar cuántas hectáreas se han restituido, cuántas familias han recuperado sus tierras y cuáles entidades han o no han cumplido. Al igual que los clics dentro del Portal, cada esfuerzo significa un avance para garantizar los derechos de las víctimas y su acceso a la justicia.